Reporty a možnosti interpretácie výsledkov

Pojem reporting je prebraným pojmom z anglického jazyka, preklad do slovenského jazyka by mohol byť oznamovanie alebo ohlasovanie. Tento preklad je pojmu reporting významovo blízky, keďže sa zaoberá práve oznamovaním získaných výsledkov, ale jeho používanie v slovenskej forme by mohlo pôsobiť zbytočne mätúco.

Pre dosiahnutie úspechu podniku je nutné využiť všetky dostupné informácie, ktoré sa dajú získať. Pomocou týchto informácií je následne možné vylepšovať doterajšie vzťahy so zákazníkmi, uvádzať na trh výrobky, ktoré sú prispôsobené požiadavkám zákazníkov a ich potrebám, prispôsobovať plány a stratégie podniku podľa aktuálneho stavu podniku a prognóz do budúcnosti.

Kvôli tomuto cieľu podniky vykonávajú analýzy svojich údajov. Aký má ale význam akákoľvek analýza, pokiaľ podnik nedokáže interpretovať jej výsledky a použiť ich pri rozhodovaní o budúcnosti podniku? Preto je veľmi dôležité výsledky analýz údajov predkladať v podobe, ktorú je možné jednoducho vyhodnotiť, pochopiť a použiť. Výsledky rozsiahlych analýz a prieskumov údajov môžu mať na podnik neutrálny alebo negatívny účinok pokiaľ budú ich výsledky interpretované nesprávnym spôsobom. Na interpretáciu získaných informácií, ktoré majú podporiť rozhodovanie o budúcnosti podniku slúži reporting.

Reporting môže pomôcť manažmentu podniku zistiť či sú dosahované stanovené operatívne a strategické ciele podniku, v akom rozsahu sa plnia a prečo je plnenie týchto cieľov pomalšie alebo rýchlejšie ako sa predpokladalo. Pomocou reportingu je možné vyhodnocovať stav podniku nielen ako celku, ale aj stav vybraných menších častí a konkrétnych hodnôt vybraných ukazovateľov. Tento stav je možné pomocou reportingu sledovať práve z tých perspektív, ktoré sú dôležité pre podporu rozhodovania.

Používateľov reportingu môže byť veľa a môžu mať rozličné požiadavky na obsah reportov. Súčasťou reportingu je výber, spracovanie a formálna úprava reportov. Veľmi dôležitá je tiež distribúcia zistených informácií konkrétnym pracovníkom. Z hľadiska bezpečnosti je veľmi dôležité, aby mal každý pracovník prístup iba k tým informáciám reportingu, ktoré potrebuje k výkonu svojej práce. K celkovým výsledkom reportingu by mali mať povolený prístup iba členovia vrcholového manažmentu podniku.

Pri zavádzaní jednotného reportingu v podniku je nutné vytvoriť zásady, ktoré budú v reportingu dodržiavané, zistiť jednotlivé požiadavky, ktoré by mali byť splnené a stanoviť bezpečnostné pravidlá, ktoré budú musieť byť v rámci reportingu dodržiavané. Pri návrhu a implementácií takéhoto systému podnikového reportingu je potrebné rešpektovať určitý postup. Jeho kroky by mali byť nasledovné:

• identifikácia používateľov reportov a analýza ich požiadaviek a potrieb z hľadiska obsahu, formy a času poskytovaných informácií,
• rozlíšenie obsahu reportov podľa potrieb interných aj externých používateľov,
• voľba vhodnej formy reportov, a to buď v tlačenej alebo elektronickej podobe,
• návrh a používanie jednotného dizajnu reportov,
• voľba vhodného spôsobu distribúcie reportov.

Reporting a reporty môžeme členiť z viacerých hľadísk. Najčastejšie je členenie podľa formy reportu a tvorby, a to na statické a aktívne. Statické reporty majú stanovenú formu, v rámci ktorej sa iba menia údaje za aktuálne. Aktívne reporty sa vyznačujú vysokou interaktivitou, dajú sa meniť podľa aktuálnej potreby, majú voliteľné možnosti zmeny parametrov a taktiež možnosť prezerania z rôznych miest a rôznym spôsobom. Ďalším veľmi podobným členením je členenie na štandardné a ad hoc reporty. Štandardné reporty sa vytvárajú pravidelne a automaticky. Spravidla sa vytvárajú v určitom časovom intervale (ročne, mesačne,…). Ad hoc reporty sa vytvárajú podľa potreby, nemajú stanovený časový interval kedy budú potrebné. Nie sú štandardne navrhnuté a ich tvorba závisí priamo na tvorcovi reportu, ktorý ho môže vytvoriť presne podľa svojich požiadaviek a potrieb.

Používateľov informácií reportingu môžeme rozdeliť na dve skupiny a to interní a externí používatelia.  Interní používatelia, ktorí majú rozhodovaciu právomoc a reporty používajú ako podklady pre rozhodovanie, patrí sem manažment podniku na všetkých úrovniach. Externí používatelia, ktorí používajú informácie pre svoje osobné alebo obchodné potreby, vedia pristupovať iba k reportom a informáciám, ktoré podnik zverejní. Patria sem napríklad zamestnanci podniku, ktorí v podniku nemajú rozhodovacie právomoci, spolupracujúce podniky, štátne orgány, verejná správa, široká verejnosť a ďalší.

Z tohto členenia vyplýva aj ďalšie členenie reportingu, t.j. na interný a externý. Interný reporting je určený pre vnútorné potreby podniku a má slúžiť pre podporu rozhodovania manažmentu podniku. Externý reporting je určený pre ostatné subjekty a používateľov a slúži k priblíženiu aktuálnych vybraných informácií o podniku.

Podľa prístupu k údajom reporting môžeme rozdeliť na centralizovaný a decentralizovaný. Centralizovaný reporting využíva centrálne uložené údaje, kde existuje vždy iba jedna verzia údajov, z ktorých je report vytváraný. Všetky reporty sú v tomto systéme vytvárané z rovnakého zdroja, preto vytvárané reporty sú jednotné a nevznikajú odchýlky medzi údajmi rôznych reportov z rovnakého obdobia.

Decentralizovaný reporting je využívaný v malých alebo novovznikajúcich podnikoch. Prípadne býva často využívaný v pobočkách veľkých firiem, kde zamestnanci vytvárajú reporty pre vlastné potreby pobočky, bez nadväznosti údajov na údaje uložené v centrále podniku. Nevýhodami tohto prístupu sú nejednotnosť údajov, náročnosť údržby, neprehľadnosť reportov a zložitosť pri akýchkoľvek zmenách.

Rádi byste se o statistice a analýze dat dozvěděli více? Chcete se stát mistrem ve svém oboru nebo si jen potřebujete doplnit znalosti? V ACREA nabízíme širokou nabídku kurzů pro váš profesní růst. Máte-li jiný dotaz. Nebojte se využít naši nezávaznou konzultaci, při které vám rádi zodpovíme všechny vaše dotazy a najdeme vhodné řešení.